Ciptakan Budaya Continuous Learning

Tim HR mengajak diskusi tentang pengembangan materi untuk terciptanya continuous learning. Kami sepakat, orang yang bekerja di perusahaan ini, selama ia bekerja wajib punya penugasan belajar. Kami sadar bahwa sekali pembelajaran dilakukan, meskipun dengan menggunakan program tetapi karyawan menjadi lupa setelah 3 sampai dengan 9 tahun tidak mendapatkan penugasan belajar.

Memang tak ada yang dapat dikuasai jika dilakukan sesekali. Bayangkan saja ketika karyawan mendapatkan pelatihan tetapi lebih banyak aktifitas dalam pelatihan adalah mendengarkan trainer menjelaskan materinya, tidak sampai 1 tahun mereka sudah lupa. Ketika mereka diberikan kasus, mereka tak bisa menjawab.

Kita sudah menerapkan pemberian materi dengan karyawan berpikir dan peserta latih diberikan studi kasus serta mereka mendapatkan dasar pertimbangan mengapa kasus tersebut jawabannya salah. Mereka terlatih untuk memahami secara detail dan berhati-hati yang merupakan awal pembentukan sikap teliti. Namun tetap saja akan menjadi lupa ketika tak pernah lakukan pengulangan, atau kejadian kasus dalam pekerjaan jarang sekali ditemukan. Latihan dan praktek yang berkelanjutan dilakukan dapat membuat kita dapat menguasai dengan baik.

Tidak mengherankan, mengapa seorang trainer dapat menyampaikan materi dengan baik dan lancar dalam menjelaskan. Mereka terus saja menyampaikan materi berulang-ulang, sehingga menjadi kebiasaan bukan berpikir untuk menyampaikannya. Mereka tentu tahu lebih dulu dari peserta, dan mereka terus berlatih atau praktek dalam sesi training yang dibuat. Dengan bertambahnya waktu, skill mereka alami peningkatan, perbaikan dilakukan karena terus lakukan evaluasi.

Bagi kami, hal terpenting karyawan memiliki kebiasaan berpikir sehingga menjadi lebih tenang dalam mengambil keputusan, memiliki sikap sabar karena mendahulukan pikiran daripada emosinya, serta mampu mengembangkan sikap teliti. Karena sikap ini yang ciptakan Kerjasama dalam tim, sikap dan kebiasaan ini yang menghasilkan kerja yang efektif, ciptakan suasana damai dan saling menghargai.

Bagaimana cara ciptakan budaya continuous learning dengan program Active Learning Management System? Sebetulnya ini sudah disiapkan dengan sistem pengulangan dan telah diberi kode khusus sehingga karyawan terus mengulang apa yang perlu dipahaminya agar menciptakan pemahaman yang lebih baik.

1. Tahap 1, adalah menciptakan materi yang menjadi target setiap karyawan dan setiap bagian dan level jabatan. Ini sudah kita selesaikan dan telah diterapkan. Untuk karyawan, mereka bisa menempuh paling lama 3 tahun, sesuai kontrak kerja yang disepakati. Sedangkan untuk leader bisa ditempuh paling lama adalah 5 tahun.
2. Tahap 2, ciptakan materi pengulangan.

Apa yang telah diselesaikan oleh karyawan dalam penugasan belajar, dapat dilakukan pengulangan. Bukankah tanpa pengulangan, tak ada penguasaan lebih baik.

Materi pengulangan diambil dari target materi yang distandarisasi, dimana karyawan banyak melakukan kesalahan dalam menjawab. Namun jumlah materi perlu diringkas agar karyawan tidak terlalu banyak mendapat penugasan belajar. Cukup dengan 5 materi dalam 1 tahun, dan ini dapat diselesaikan oleh karyawan dalam 3 bulan.

Bagaimana dengan desain materi yang cukup 25 soal untuk karyawan? ya itu bisa diterapkan untuk tahun depan, dengan disain jumlah soal 25 maka karyawan mampu menyelesaikan penugasan belajar dalam 2 bulan. Untuk tahun berikutnya, kita tetap pertahankan 25 soal tetapi kita bisa tambahkan materi baru yang dipandang perlu. Dengan cara ini maka kita bisa ciptakan semua karyawan memiliki tugas belajar setiap tahun, yang kelak akan menumbuhkan kebiasaan belajar.

Bagaimana dengan Db nya, apakah HR perlu setting ulang, bisakah tetap menggunakan nama karyawan dengan ID yang tidak berubah? kan program didisain hanya untuk 1 kali pengerjaan, setelah karyawan menyelesaikan penugasan, apakah bisa mengulang? hm pertanyaan ini diajukan karena akan berkaitan dengan jumlah user, yang berarti ada tambahan fee untuk programnya. Kami tidak menghitung dengan cara itu tetapi jumlah total karyawan, bukan tambahnya user. Dapat diatur dengan tambah DB, tetapi setiap tes perlu mengganti DB. Atau kita tambahkan kode materi sehingga HRD tinggal setting penugasan dan target nilai yang ditetapkan.

3. Karyawan yang telah menyelesaikan target penugasannya dapat disetting belajar sesuai dengan pilihan karirnya. Karyawan yang ingin belajar materi leader, maka akan dipersiapkan menjadi leader. Karyawan memilih untuk belajar warehouse, akan menambah penguasaan keahliannya. Atau memilih sebagai HR, mereka dapat belajar sesuai dengan minat masing-masing. HR perlu biuat kriteria, jika itu berkaitan dengan karir karyawan. Sehingga pilihan karir dapat terpantau dengan baik.

4. Karyawan yang telah menyelesaikan Latihan pada program Active Learning, dapat diberikan penugasan untuk menyelesaikan studi kasus sehingga mereka terlatih untuk menghadapi kasus yang terjadi.

Demikian yang dapat kami sharingkan, moga dapat mendatangkan manfaat.

Salam sukses selalu.