Wawancara Seleksi

Dalam proses wawancara seleksi kami sering diajak untuk membantu HRD dalam proses wawancara via zoom. Diawali oleh pihak HRD dalam melakukan pengecekan dan konfirmasi data pelamar, bagaimana jika ia ditempatkan di Semarang sedangkan ia tinggal di Gresik dan istrinya kerja di Surabaya? Bagaimana jika ia ditugaskan berpindah kota karena perusahaan memiliki 9 cabang. Tentu sudah bisa ditebak, bahwa jawaban pelamar adalah tidak masalah. Pertanyaan tentang sikap tentu dijawab dengan kesanggupan.

Pertanyaan berkaitan dengan perilaku, lebih memiliki kepastian tentang sikap karyawan. Perilaku masa lalu merupakan gambaran yang bisa diprediksikan tentang sikapnya dimasa depan. Ketika mendapatkan pertanyaan, bagaimana dipekerjaan sebelumnya, apakah pernah mendapatkan penugasan di luar kota, dikota mana saja pernah menetap untuk bekerja, untuk waktu berapa lama? Jawaban pelamar tentunya diarahkan pada kejadian yang pernah dialaminya.

Pertanyaan dilanjutkan, bapak sudah bekerja di Gudang selama 12 tahun, mengapa pindah ke perusahaan asuransi? coba ceritakan awal bapak bergabung di perusahaan tersebut. Pelamar menyampaikan ia memulai karirnya di perusahaan sebagai stockiest, yang bertugas mencatat barang masuk dan keluar dari Gudang selama 5 tahun. Kemudian diangkat menjadi wakil kepala Gudang dan 1 tahun terakhir sebagai Kepala Gudang, karena Kepala Gudang telah resign.

Lalu mengapa bapak sebagai Kepala Gudang baru ditekuni 1 tahun, bapak keluar. Karirnya kan bagus, sudah mengalami peningkatan. Ya karena gajinya kecil, maka saya pindah ke asuransi. Sebetulnya saya sudah merangkap kerja sebagai asuransi sudah 3 tahun. Tetapi setelah gabung di asuransi, kondisi pandemic, bapak tahu sendiri, sulit mencari nasabah di kondisi pandemi.

Lanjut, berapa SKU yang menjadi tanggung jawab bapak? Apa itu SKU? SKU adalah Stock Keeping Unit, kalua di perusahaan ini mencapai 36 ribu SKU, SKU bukan item barang karena 1 SKU bisa terdiri dari 5 sampai dengan 8 ukuran atau model. Pelamar menyampaikan barang yang menjadi tanggung jawabnya dari perusahaan perancis, produk kosmetik, ada bedak, lipstick, dan lain2 yang sejenis. Cukup dari saya (HRD) silahkan pak reksa dilanjut.

Bapak menuliskan dalam form data isian pelamar bahwa bapak mampu memimpin team? Berapa jumlah orang yang menjadi tanggung jawab? Banyak pak, sampai 100 orang pak. Coba bapak perinci tugas dan peran orang-orang yang ada dibawah kepemimpinan bapak? Ada 1 Manager dan 8 sampai dengan 10 orang staf pak. Terus ….. ada 50 orang karyawan Gudang dan 3 sampai 4 orang administrasi di Gudang yang membantu saya.

Perannya apa saja 50 orang itu? Ya mengambilkan barang, menyiapkan dan muat barang ke kendaraan. Oooh mereka petugas Borongan, begitukah? bukan pak, ada 15 orang petugas Gudang dan sisanya adalah helper. Bagaimana statusnya? 15 orang berstatus karyawan bulanan dan helper sebagai karyawan harian. Wah lumayan berat untuk mengurus mereka, pikir saya.

Apa yang bapak merasa berkesan atau patut bapak banggakan dalam memimpin karyawan bapak? Mereka menuruti perintah saya pak. Bagaimana yang bapak maksudkan mereka menuruti perintah bapak? Perusahaan kan menetapkan agar karyawan disiplin, ya saya tegaskan ke mereka bahwa harus disiplin. Kalau mereka tidur, ya saya bangunkan. Ketika mereka membuat kotor Gudang, ya saya perintah untuk bersihkan, jika lambat, saya minta disegerakan. Bukan saya kejam pak, tetapi memang ini aturan perusahaan.

Bagaimana dengan armada pengirimannya, bukankah ini termasuk tanggung jawab bapak? ya pak. Armadanya banyak sampai 100 kendaraan kurang 2. Bagaimana bapak mengatur kendaraan yang efektif? 5 kendaraan saya fokuskan untuk pengiriman dalam kota. 8 kendaraan untuk pengiriman ke ekspedisi. Lainnya untuk pengiriman luar kota. Kendaraan dibawa oleh sales, kanvasing langsung bawa barang.

Bagaimana dengan ritase per kendaraan? Bagaimana bapak bisa tingkatkan efektifitas pemakaian kendaraan? Bingung mendapatkan pertanyaan ini. Maksud saya 1 kendaraan sampai mengirim berapa kali dalam sehari? oh banyak pak, jadi sangat efektif. Kog bisa. Ya pak sekali berangkat 1 kendaraan bisa mengirim ke beberapa tempat / tujuan kirim. Oh… maksud saya, setelah kembali ke perusahaan, apakah kendaraan berangkat kembali untuk mengirim barang? tidak pak, mereka kembali sudah sore.

Bapak sudah punya pengalaman 12 tahun, tentunya paham tentang masalah apa saja yang terjadi di Gudang. Apa saja menurut bapak masalah yang terjadi di Gudang yang bapak pimpin. Oh, Barang hilang pak. Tindakan apa yang bapak lakukan agar kejadian barang hilang dapat diminimalisir? ya melalui stock opname pak. Kapan bapak lakukan stock opname? Saya lakukan stock opname setiap minggu. Ya oleh karena itu bapak tahu, barang apa saja yang hilang. Bagaimana bapak bertanggung jawab atas kehilangan barang tersebut? Ya kami semua petugas Gudang mengganti barang yang selisih. Terus setelah mengganti karyawan menjadi sadar dan tumbuh tanggung jawab, begitu? Tidak pak. Sampai saya keluar dari perusahaan, masih ada kasus kehilangan barang.

Saya memberi kode pada HRD, HRD bilang lanjut pak. Dan ia kirim wa, itu ada titipan orang dalam pak. Ok. Bapak melakukan penataan barang, bagaimana bapak menata barangnya? Apakah ada prinsip-prinsip dalam penataan barang yang bapak terapkan. Ya pak, semua barang sudah ditetapkan lokasi penempatannya, ditaruh di lantai Gudang. Bagaimana jika tempat yang disediakan tidak mencukupi untuk menempatkan barang yang datang? Ya dicarikan tempat pak, yang paling sering dititipkan Gudang sebelah.

Bagaimana dengan kecepatan kirim barang? sangat cepat pak, mereka takut kalua saya sudah dilokasi dan memerintah mereka. Terus? Saya membagi group untuk menyiapkan barang, saya ada 5 group. Untuk mencegah salah kirim barang, saya terapkan pengecekan silang. Missal group A yang menyiapkan, maka group B yang mengecek. Jadi pekerjaan bisa lebih cepat dan tidak ada kesalahan. Maksud saya, apakah bapak melakukan pengukuran tentang kecepatan pengiriman bapak. Tidak perlu diukur pak, memang sudah dipastikan cepat karena saya terus berada di lapangan.

Coba bapak ingat-ingat, masalah apalagi yang pernah terjadi? Atap bocor pak. Bagaimana bapak menangani atap bocor tersebut? ya saya perintahkan karyawan untuk memindahkan barang ke lokasi yang kering. Terus apalagi? Kebanjiran pak. Apa yang bapak lakukan? saya perintahkan barang dipindah ke Gudang sebelah. Perbaikan apa yang bapak perlu lakukan. Manajemen ternyata sudah beli palet kayu pak untuk mengurangi kerusakan. Akhir-akhir ini semua sudah diganti dengan palet plastic jadi barang aman pak. Dos tidak basah.

HRD mulai masuk lagi, bagaimana bapak menjaga kualitas produk, itukan terkait juga dengan pengaruh kelembaban terhadap kualitas produk. Produk sudah saya pilahkan, yang berupa botol plastic, saya taruh dilantai Gudang. Jika terendam, saya sudah minta ganti dos ke suppliernya. Baru produk dikirimkan ke palanggan. Bapak paham kode plastic yang digunakan? Tidak pak.

Wawancara disudahi….

Bagaimana hasil wawancara kita mala mini? HRD menyimpulkan :

1. Orang ini bohong pak, banyak keterangan yang dia sampaikan tidak terbukti
2. Leadershipnya lemah., ia tak punya cara untuk mempengaruhi bawahannya.
3. Penguasaan tentang warehouse management, tak dikuasainya. Dia hanya mengatasi masalah.
4. Tak pernah mengukur, bagaimana dia bisa lakukan perbaikan, jika tak pernah mengukur.
5. Dalam menyebutkan masalah, ia tak menguasai persoalan di Gudang, tidak paham tentang sasaran kerja Gudang dan taka da masalah yang dapat diselesaikan tuntas.
6. Menata barang hanya menempatkan sesuai tempat yang kosong, ia tak mengatur sesuai dengan pergerakkan barang.

Sekarang bapak sudah tahu praktek bagaimana Menyusun pertanyaan wawancara berdasar The Past Behavior Can Predict The Future Behavior. Bapak juga sudah menyimpulkan sendiri, jadi Tindakan yang perlu dilakukan, buat laporan pada direksi tentang proses wawancara seleksi ini.

Bagi rekan pembaca, perlu dipahami bahwa pengalaman belum tentu menghasilkan skill dan paham tentang penanganan dan manajemeni gudang. Manakah dari pertanyaan diatas yang mengarah pada sikap dan hasilkan kesanggupan. Bagi fresh graduate terus tingkatkan skill pada bidang yang anda tertarik untuk meningkatkan peluang dapat diterima kerja. Pesaing anda banyak, anda perlu membuat perbedaan sehingga recruiter tertarik untuk menerima anda untuk bergabung di perusahaan.

Salam improvement