5R Ciptakan Disiplin

Lingkungan kerja yang tertata rapi dan bersih sebagai pertanda ada yang mewujudkannya. Tak mungkin petugas khusus bisa menciptakan lingkungan rapi dan bersih setiap saat. Ada SDM yang terdidik, ada karyawan yang memiliki pemahaman dan kepatuhan, serta mereka terdidik dengan disiplin yang tinggi. Wujud lingkungan yang menerapkan program 5R, menggambarkan tingkat disiplin dari karyawannya. Customer boleh tumbuh kepercayaannya untuk memberikan order karena sdm yang disiplin sebagai jaminan order yang diberikan tidak meleset.

Setelah berjalan Quality Improvement Program di perusahaan, kami memberanikan diri untuk mengajukan permintaan kepada Direksi. Kami berharap karyawan disediakan tempat parkir yang pantas dan perbaikan kamar mandi yang bagus untuk 1800 karyawan. Direksi bersedia mempertimbangkannya, dan memberikan informasi bahwa biayanya cukup besar, yaitu 687 juta. Dan satu permintaan Direksi, agar kamar mandi staf sebagai ruang pamer 5R, dengan standart kelas hotel kebersihannya. Dengan konsekuensi fee konsultan tidak dibayar ketika tidak mampu mewujudkannya. Kami mengajukan, bahwa keberhasilan perbaikan bukan dari orang diluar perusahaan, tetapi ada kesungguhan dari pihak internal. Bagaimana jika 50% dengan pihak HRD. Jika belum tercapai dalam 6 bulan maka pihak konsultan dan HRD dipotong fee nya 50%, hingga bisa diwujudkan. Kami sepakat.

Direksi tentu saja menyetujui karena cost efficiency yang dihasilkan dari Quality Improvement Program cukup besar, apalagi efisiensi akan terus didapatkan. HRD mengajukan usulan kita mulai dari kamar mandi karyawan. Meskipun kamar mandi karyawan bukan menjadi target yang diminta, tetapi dengan menunjukkan hasil bersih tentu mudah untuk mengajak staf berubah. Kami sudah mengusulkan agar kita memulai perubahan dari yang paling lama membutuhkan waktu dan menjadi target konsekuensi yang ditetapkan.

Sebetulnya mudah saja untuk membuat kamar mandi karyawan bersih karena kita memiliki kuasa untuk mengatur, memantau, memberikan feedback dan kuasa untuk menghukum. Hal terpenting adalah karyawan dibuat paham agar tercipta Kerjasama yang baik. Karyawan perlu mendapat informasi tentang kamar mandi sebelumnya dan setelah diperbaiki. Pelatihan ke mereka juga disampaikan tentang komitmen pihak manajemen untuk bersedia menyediakan kamar mandi yang layak bagi karyawan. Timbal baliknya, apa yang akan kalian sumbangkan. Jika tidak bisa mewujudkan maka perusahaan, tentu buang-buang uang untuk hal yang tidak hasilkan efisiensi dan produktifitas.

Kalian juga perlu menjaga ketertiban saat parkir kendaraan karena biaya yang dianggarkan cukup besar. Dengan kalian parkir tertib maka karyawan shift ke 2 dan shift ke 3 dapat segera parkir dan tak membutuhkan  waktu lama untuk mengatur kendaraan. Kecepatan parkir ini tentunya akan berimbas pada ketepatan karyawan untuk memulai pekerjaan dan ini berarti mampu hasilkan produktifitas.

Kami pasang foto sebelum perbaikan dan sesudah kamar mandi diperbaiki. Sedikit pesan di bawah foto agar terus dapat diingat oleh karyawan sepanjang masa. Harga upaya kita dalam menciptakan dan menyediakan kamar mandi yang layak ini, dengan kesanggupan untuk menjaga kebersihannya. Kami hanya meminta sesuatu yang semua karyawan bisa lakukan dan tidak merasa berat. 1 menit yang berarti untuk membersihkan dengan kaki, menyiram kotoran dengan air yang cukup dan melaporkan ketika ada kerusakan agar segera diperbaiki. 1 menit tentu tak memberatkan, 1 menit tentu bukan upaya keras. 1 menit adalah perhatian karyawan untuk menghargai semua Tindakan perbaikan.

Tergolong cepat kami memberikan pengajaran dan mewujudkan kamar mandi bersih buat karyawan. Waktu kami tinggal 4 bulan untuk menciptakan bersih untuk kamar mandi staf. Kami berikan pelatihan pada seluruh staf dengan bukti foto kamar mandi karyawan yang telah berubah dari sebelumnya. Karyawan mampu ciptakan kebersihan untuk kamar mandi mereka termasuk di lingkungan kerja mereka.

Berharap dengan memberikan bukti dan memberikan motivasi bahwa mereka yang level karyawan mampu lakukan, tentu kalian lebih mampu mewujudkannya. Target kita adalah kamar mandi kering dan bersih sekelas hotel setiap saat. Disinilah yang kami prediksikan, bahwa lebih sulit mengajak orang yang memiliki pengetahuan dan berpendidikan lebih tinggi. Mereka lebih memiliki banyak alasan yang dapat diciptakan, mulai dari kita lebih utamakan prioritas pekerjaan, hasilkan laporan yang lebih utama disbanding kebersihan. Celakanya adalah kita (HRD dan konsultan) tak memiliki kuasa atas mereka.

Ada prinsip yang perlu dijalankan, kerjakan segala sesuatu dimana kita memiliki kuasa untuk mewujudkannya. Jika kau tak punya kuasa maka pergilah pada yang kuasa. Ketika kita tak mendapatkan dukungan dari yang kuasa maka galilah kuasa. Buatlah kesepakatan untuk setiap Langkah yang akan diambil. Semua sepakat setiap minggu berkumpul dan lakukan evaluasi.

Minggu 1, seluruh karyawan staf diberikan pelatihan tentang 5R dan pentingnya menjaga kebersihan kamar mandi. Kita sudah tahu bahwa kamar mandi didisain ala hotel dan semua diharapkan mampu menjaga kebersihan kamar mandi. Kamar mandi harus dalam keadaan kering dan bersih.

Minggu 2, penanggung jawab evaluasi melaporkan bahwa kamar mandi belum sesuai dengan harapan. Foto kondisi kamar mandi di tayangkan pada semua karyawan. Termasuk foto kondisi lingkungan kerja di pabrik. Mengapa karyawan di pabrik bisa mewujudkan perbaikan lingkungan kerja, sedangkan kita belum capai apa yang diharapkan. Kita lebih sulit pak, karena harus bersih dan kering. Sulit selalu hadir hanya diawal, berikutnya datanglah kemudahan. Karyawan mengajukan beberapa alat kebersihan yang perlu disediakan di kamar mandi. HRD menyanggupi, tetapi system penggunaan kamar mandi perlu ada daftar karyawan yang memakai kamar mandi.

Minggu 3. Penanggung jawab evaluasi melaporkan bahwa kondisi kamar mandi belum mencapai target yang dharapkan. Ada Sebagian karyawan yang menggunakan kamar mandi tanpa mendaftar lebih dulu. Kami berharap semua karyawan tertib. Apakah ada yang bisa menjamin, jika seluruh karyawan akan mendaftar sebelum menggunakan kamar mandi. Meskipun mendaftar adalah tindakan yang mudah dan tak memakan waktu yang Panjang. Action berikutnya yang disepakati adalah kamar mandi dikunci dan setiap yang mau ke kamar mandi dapat pinjam kunci dan mendaftar. Petugas pemegang kunci menyempatkan untuk mengecek kebersihan kamar mandi setelah digunakan.

Minggu 4, penanggung jawab evaluasi melaporkan bahwa kondisi kamar mandi belum sesuai target yang diharapkan. Karena petugas pengecek juga mengerjakan pekerjaan lain. Action berikutnya disepakati kamar mandi di kunci selama 1 minggu dan karyawan yang ingin buang air diminta ke kamar mandi karyawan yang sudah lebih bersih dari sebelumnya.

Minggu ke 5, evaluator menyampaikan kamar mandi bersih sesuai target. Banyak protes yang diungkapkan oleh karyawan berkaitan dengan mereka harus ke kamar mandi produksi. Disaat itulah kami menyampaikan bahwa kami bersedia dipotong pendapatannya sebesar 50% sehingga kami berusaha untuk dapat mewujudkannya dan kalian belajar melalui proses yang dialami. Action berikutnya disepakati jika kamar mandi kotor maka akan dikunci lagi seminggu dan dibuka pada minggu berikutnya. Karyawan bisa menerima karena semua butuh pengorbanan untuk mewujudkan yang lebih baik.

Salam improvement